DEMATERIALIZZARE LA DOCUMENTAZIONE DELLE NOTE SPESE

CIRCOLARE N.1-2020/Consulenza del lavoro

OGGETTO: DEMATERIALIZZARE LA DOCUMENTAZIONE DELLE NOTE SPESE

Con risposta all’Interpello n. 388/2019, inerente alla dematerializzazione e alla conservazione digitale delle note spese e dei giustificativi dei dipendenti “trasfertisti”, l’Agenzia delle Entrate fornisce alcuni chiarimenti sulle condizioni da rispettare, ripercorrendo le linee guida sulla conservazione a norma di tutti i documenti a valenza fiscale.

DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA: 

Qualunque documento analogico (cartaceo) a rilevanza fiscale, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto deve possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità ai sensi degli articoli 2 del D.M. 17/06/2014 e 3 dei D.P.C.M. 13/11/2014 e D.P.C.M. 03/12/2013.

Il rispetto dei predetti requisiti deve esser garantito durante tutta la vita del documento informatico, dalla formazione alla emissione, dalla trasmissione alla conservazione, dalla copia alla duplicazione, dalla riproduzione all’esibizione e dalla validazione temporale alla sottoscrizione. Occorre pertanto ricorrere all’utilizzo di un sistema di conservazione che garantista la massima affidabilità in termini di sicurezza logica e fisica dei dati immagazzinati.

NOTA SPESE E DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI:

L’Amministrazione specifica che il processo di conservazione elettronica delle note spese dei trasfertisti e dei relativi giustificativi si perfeziona senza che un pubblico ufficiale attesti la conformità degli originali alle copie informatiche, a condizione che detti documenti possano essere considerati documenti originali “non unici” ai sensi dell’art. 1 lettera v) del CAD che qualifica come tali i documenti “il cui contenuto sia ricavabile da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi” .

Come precisato dalla stessa Agenzia delle Entrate con Risoluzione n.161/E/2017, se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota spese può rientrare nel novero dei documenti analogici originali “non unici” qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.

Tuttavia, se i giustificativi allegati alla nota spese non consentono di risalire al suo contenuto, gli stessi assumono la natura di documenti analogici “unici”, la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale di cui sopra.

QUALI SCELTE POSSIBILI PER IL DATORE DI LAVORO:

1 – DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA;

2 – ACQUISIZIONE DIGITALE E CONSERVAZIONE IN FORMATO CARTACEO:

3 – ACQUISIZIONE E CONSERVAZIONE IN FORMATO CARTACEO:

I processi in sintesi:

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